Om de oninbare BTW terug te vragen is het belangrijk om bewijs te tonen dat de vordering en de BTW oninbaar zijn geworden. Oninbaar houdt in dat u aantoont dat de afnemer het bedrag niet betaald heeft en ook niet zal gaan betalen. Dit kunt u tonen door de juiste documenten te verzamelen waarin een curator vermeldt dat het bedrag niet betaald gaat worden. Een andere vorm van correspondentie die aantoont dat er niet betaald gaat worden zal ook voldoende zijn.
Verder spreken wij van een oninbare vordering als er geen sprake is van faillissement, maar u wel op verschillende manieren heeft geprobeerd het bedrag te innen. Een voorbeeld hiervan is het inschakelen van een incassobureau. Als u vervolgens de vordering afschrijft of afziet van een incassoprocedure (bijvoorbeeld vanwege de mogelijke bijkomende kosten), dan kunt u de vordering als oninbaar markeren.
Wachten tot faillissement is dus een veel voorkomende misvatting over oninbare vorderingen.